Estimados(as):
El día 2 de agosto, se ha publicado la resolución exenta N°2.604 que «FIJA CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA EL ACCESO Y OPERACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO LABORAL ESTABLECIDO EN EL DECRETO N°14, DEL 08.06.2023, Y LA EMISIÓN DEL CERTIFICADO DE INDISPONIBILIDAD TÉCNICA.
Ahora bien, antes de comentar el contenido de esta resolución debemos dejar en claro que es el Registro Electrónico Laboral.
El Registro Electrónico Laboral es una plataforma virtual regulada por la Dirección del Trabajo donde los empleadores deben registrar todos los documentos laborales que por normativa están obligados a presentar ante dicha institución.
De acuerdo con el reglamento Decreto N°14 que regula el Registro Electrónico Laboral el empleador se encuentra obligado a informar los siguientes documentos:
- Contrato de trabajo, respecto del cual se debe registrar los datos de las partes (empleador y trabajador), y los datos mínimos del artículo 10 del Código del Trabajo, es decir:
a) Lugar y fecha del contrato;
b) Individualización de las partes, domicilio y dirección de correo electrónico de ambas partes, si la tuvieren; fechas de nacimiento
c) Fecha de ingreso del trabajador;
d) Determinación de la naturaleza de los servicios
e) Lugar o ciudad en que hayan de prestarse.
f) Monto, forma y período de pago de la remuneración acordada;
g) Duración y distribución de la jornada de trabajo,
h) Plazo del contrato,
i) y demás pactos que acordaren las partes.
Igualmente, este reglamento en su artículo 4 reitera la obligación de registrar los contratos de trabajo con personas con discapacidad o asignatarios de una pensión de invalidez de cualquier régimen previsional, que ya constaba en el artículo 5 del decreto N°64, de 2017.
Plazo para el registro: Dentro de 15 días hábiles siguientes a su suscripción.
- Modificaciones del contrato, conocidos comúnmente como anexos de contrato.
Plazo para el registro: Dentro de 15 días hábiles siguientes a su celebración. - Terminaciones del Contrato de Trabajo, registrando los datos de las partes, la fecha de inicio y termino de la relación, fecha de notificación del término (si corresponde) y la causal.
Plazo para el registro:– 3 días desde la separación del trabajador para despidos por las causales del N°4 y N°5 del artículo Nº59 o cualquiera de las causales del artículo Nº160 del Código del Trabajo.
– 6 días hábiles, contados desde la separación del trabajador o de la trabajadora en los casos de despido relacionado con caso fortuito o fuerza mayor.
– 30 días antes de la separación por necesidades de la empresa o desahucio o hasta 3 días después de la separación en caso de asumir la indemnización sustitutiva de aviso previo.
– 10 días hábiles siguientes a la separación del trabajador en los casos de los números 1, 2 y 3 del artículo 159 del mismo Código.
- Libro de remuneraciones, el empleador mensualmente deberá registrar la siguiente información: Remuneraciones, Asignaciones o bonificaciones, Indemnizaciones, Demás beneficios pagados en dinero.
Plazo para registrar: dentro de los primeros 15 días del mes siguiente del respectivo pago. - Comité Paritario de Higiene y Seguridad, se deben registrar la siguiente información de este Comité:
a) Nombre y fecha de designación de los representantes patronales titulares y suplentes.
b) Del acta de elección de los representantes de los trabajadores: Fecha y modalidad de la elección de los representantes de los trabajadores (física o telemática), Total de votantes, Total de representantes por elegir, Nombres en orden decreciente de las personas que obtuvieron votos y Nombre completo de los representantes de los trabajadores.
Plazo para registrar: 15 días hábiles desde la elección de los representantes de los trabajadores.
Una vez registrada la información en los términos descritos, se entenderán cumplidas las obligaciones de comunicación y remisión de una copia del acta a la Dirección del Trabajo. - Comité Bipartito de capacitación, el empleador que tenga contratados quince o más trabajadores deberá registrar la constitución del Comité Bipartito de Capacitación incorporando la fecha de constitución y nombre de los integrantes que lo conforman.
Plazo para registrar: 15 días hábiles desde la constitución del Comité.Ahora bien, respecto a la Resolución exenta N°2604 en comento, tal como lo indica su nombre, esta tiene como fin regular cómo funcionará, en la práctica, el Registro Electrónico Laboral, especialmente respecto a los siguientes aspectos:
1. Como acceder a al registro: a través del portal Mi DT con la Clave Única de la persona natural o del Representante Laboral Electrónico según corresponda.
2. Los trámites digitales disponibles a través del portal: son los indicados en el reglamento (Decreto n°14), esto es:
a. Registro de Contrato de Trabajo,
b. Registro de Modificaciones al Contrato de Trabajo,
c. Registro de Término de Contrato de Trabajo,
d. Libro de Remuneraciones Electrónico,
e. Registro de Comité Bipartito de Capacitación,
f. Registro de Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
3. Carga masiva del Libro de Remuneraciones Electrónico: El empleador tendrá la opción declarar el Libro de Remuneraciones a través de carga masiva, la que se realiza con planilla CSV o TXT o a través de «formulario en pantalla» con el formulario que ofrece la DT.
4. Certificado de indisponibilidad Técnica: Si por problemas técnicos no se puede acceder a la página, se podrá descargar un certificado que así lo acredita, esto es sumamente importante para evitar multas en caso de no poder cumplir con los plazos para carga de documentos. Para obtener este certificado deberán seguir los siguientes pasos:
a) Ingresar con la Clave Única para la realización de trámites en línea del Estado, al formulario web dispuesto por la Institución frente a esta incidencia.
b) Seleccionar de una lista desplegable el trámite (REL) que ha presentado inconvenientes.
c) Ingresar los datos del empleador (Nombre o Razón Social y RUT).
d) Ingresar el correo electrónico en que desea recibir el certificado de indisponibilidad técnica.}
e) De manera opcional, podrá ingresar las observaciones o comentarios que estime pertinentes.
f) Presionar el botón para obtener el certificado.
(Por el momento aún no se encuentra implementado este certificado, por lo que provisoriamente se debe solicitar a través de la plataforma OIRS virtual, igualmente, si una vez implementado, existieran fallas en la emisión del certificado, se debe recurrir a esta plataforma).
- Cómputo de plazos: Los plazos de días establecidos en el Reglamento (decreto n°14) corresponden a días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos. Esto a excepción de los plazos para registro de término de contrato, los que se rigen por los artículos 162 y 163 bis del Código del Trabajo.
¡OJO! Si bien la página para subir documentos estará disponible 24/7, la presentación de cualquier documento en día inhábil se entenderá hecha a primera hora del día hábil siguiente.
- Protección de datos: la información recopilada en el Registro Electrónico Laboral será utilizada para fiscalizaciones, conciliaciones, mediaciones y ratificación de finiquitos, entre otros. También podrá ser utilizada para fines estadísticos, de estudios y difusión que efectúe el Servicio sobre el cumplimiento de la normativa laboral y de salud y seguridad en el trabajo.
SANCIONES
Finalmente, les recordamos que el incumplimiento de la obligación de Registro dentro de los plazos correspondientes podrá ser sancionado por multas que van desde las 6 a las 60 UTM por cada infracción.
Puede revisar la resolución en este link. En este link pueden revisar el reglamento.
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Es obligación legal del empleador informar su correo electrónico a la Dirección del Trabajo
Mi Empleador nos dice que no marquen la hora de llegada real al trabajo en el reloj control sino sólo 5 minutos antes ; al trabajador que lo hace le llegan solicitudes de modificación de marcación por Workera , sino contestamos la da como aceptada y modifican la hora de llegada ; si eso hacen con la hora de llegada también pueden hacer con la hora de salida y no pagar los minutos extras , es legal lo que están haciendo?
Juan Pablo:
Debe ver lo que se indica en su Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, ya ahí se establecen los criterios y políticas con respecto al control de asistencia y pago de Horas Extras.
Lo correcto es que usted llegue a sus funciones, exactamente en el horario establecido en el contrato de trabajo y se retire al término de la jornada.
Recomendamos revisarlo con su empleador, pues solo en el caso de que el empleador le pida llegar antes del inicio de su jornada o quedarse después de la jornada, correspondería cambiar el contrato y pagar las horas extraordinarias que correspondan.
De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores. El Empleador es responsable de que sea llevado por su personal en forma correcta, pudiendo tomar las medidas que sean pertinentes, dentro de su facultad de dirigir, organizar y administrar la empresa, para que se cumpla con tal objetivo. Al respecto se debe indicar que en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad que tenga la empresa se puede establecer, dentro de las obligaciones a que deben sujetarse los trabajadores, aquellas relativas a la forma como debe utilizarse el registro de asistencia por parte del personal y cuya inobservancia puede ser sancionada en conformidad a lo previsto en el N° 10 del artículo 154 del Código del Trabajo. https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-62432.html
El empleador dentro de su facultad de organizar no debería dejar ingresar al personal a las instalaciones antes del horario establecido. Ahora bien, muchas veces por la distancia, por temas culturales, por el clima, etc., el personal acostumbra a llegar antes. En estos casos los empleadores permiten el acceso a la instalación, pero para efectos de marcaje, los softwares permiten establecer la banda horaria que debe cumplir el trabajador y tener un rango de 5 minutos de holgura, para no generar descuentos, ni horas extras.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 30 del Código del Trabajo, jornada extraordinaria es la que excede de la jornada ordinaria de 44 horas semanales o de la pactada si es menor. De esta manera, para determinar la existencia de horas extraordinarias, el empleador debe, al término de cada semana, sumar las horas consignadas en el registro de control de asistencia y anotar el resultado en el mismo registro. Si el resultado arroja una cantidad superior a las 44 horas o de la pactada, si es menor, corresponderá que el exceso se pague con el recargo del 50% sobre el sueldo convenido en el contrato. De lo anterior se desprende que es procedente que para los efectos del cómputo de las horas extraordinarias se compensen las horas no laboradas en la semana debido a atrasos e inasistencias con las que se hubieren laborado en exceso sobre la jornada diaria dentro de la misma semana.
En todo caso, las horas extraordinarias se deben pactar por escrito en forma previa a su realización con una vigencia no superior a tres meses, las horas que se trabajen en exceso de la jornada pactada con conocimiento y autorización del empleador se consideran extraordinarias, aunque no exista pacto escrito.
El empleador en el reloj control puede efectuar algunas acciones como modificar, remplazar o completar marcaciones, cuando el resultado de dicha acción no cause perjuicio a los trabajadores. Así, por ejemplo, podrán realizarse las siguientes acciones:
a) Se podrán eliminar atrasos reemplazando la hora por aquella que corresponda a la de ingreso pactado.
b) Se podrá reemplazar una inasistencia por una licencia médica entregada con posterioridad.
c) Se podrá reemplazar una inasistencia por un permiso del empleador.
https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-114611.html
Conclusiones:
Debe ver lo que se indica en su Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, ya ahí se establecen los criterios y políticas con respecto al control de asistencia y pago de Horas Extras.
Lo correcto es que usted llegue a sus funciones, exactamente en el horario establecido en el contrato de trabajo y se retire al término de la jornada.
Recomendamos revisarlo con su empleador, pues solo en el caso de que el empleador le pida llegar antes del inicio de su jornada o quedarse después de la jornada, correspondería cambiar el contrato y pagar las horas extraordinarias que correspondan.
Hola! Consulta: el plazo de 15 días hábiles para registrar los contratos en la DT incluye días sábados?
Fernando:
El plazo para registrar los contratos en la plataforma de la Dirección del Trabajo es de 15 días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos, según la Resolución N°2.604, de 24.07.2023 de la Dirección del Trabajo, que en su resolutivo 1.5 establece:
«1.5 CÓMPUTO DE LOS PLAZOS SEÑALADOS EN EL DECRETO SUPREMO N° 14, DE 08.06.2023, DEL MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL: Los plazos de días establecidos en el decreto supremo N° 14 corresponden a días hábiles administrativos, entendiéndose que son inhábiles los días sábado, los domingos y los festivos.
Cuando el último día del plazo sea inhábil, éste se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.
Excepcionalmente, respecto de los plazos para registrar las terminaciones de los contratos de trabajo, deberá estarse a lo dispuesto en los artículos 162 o 163 bis del Código del Trabajo, según corresponda a la causal de término verificada en cada caso para el envío de las copias de las comunicaciones de terminación de contrato a la Inspección del Trabajo, y dentro de los diez días hábiles siguientes a la separación del trabajador en los casos de los números 1, 2 y 3 del artículo 159 del mismo Código. Los plazos señalados en el presente inciso, atendida su ubicación en el Título V del Libro I Código del Trabajo, considerarán inhábiles sólo los domingos y festivos.
Las plataformas electrónicas permitirán la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. No obstante, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente.»
como puedo entonces informar a la DT del trabajo que realiza el representante lega para poder hacer las liquidadciones y posterior pago d elas imposiciones???
Yasna:
No se entiende el ámbito de la consulta. Si Ud. tiene cinco o más trabajadores como empleador, está obligada a llevar el libro de Remuneraciones, pudiendo optar por realizar la presentación del Libro de Remuneraciones Electrónico.
como puedo registrar el contrato entonces del representante legal ante la DT, para poder generar la liquidacion de sueldo y el posterior pago de las imposiciones.
Yasna:
Si el representante legal no es un trabajador dependiente, no debe registrarlo como tal. Solamente se pagan las cotizaciones, si así lo quiere realizar, como trabajador independiente que cotiza en forma voluntaria.
Buenas tardes, Muchas gracias por la información entregada. Tengo una duda. espero me pueda ayudar. ¿Como ingreso al porta de la DT el contrato de trabajo del representante legal y a su vez dueño de la empresa?. Muchas gracias
Loreto:
En su caso, vemos que no existe la calidad de trabajador dependiente, ya no está presente la subordinación, que es la característica principal de un contrato de trabajo como trabajador dependiente. En concreto, no tiene la calidad de trabajador dependiente y por ello el contrato de trabajo no existiría. Tiene la calidad de trabajador independiente.
Hola, gracias por la información, yo soy un particular que no tengo empresa pero le realice un contrato a una persona que me ayuda en un campo (antes le pagaba el día), y le hice un contrato como «asesora de hogar», estoy obligado a generar el libro de remuneraciones electrónico?
Carlos:
La obligación de tener el Libro de Remuneraciones es cuando el empleador tiene cinco o más trabajadores. Por ello, en su caso no tiene obligación de tener el Libro de Remuneraciones.
En todo caso, revise si el contrato que realizó corresponde, dado que las labores de una asesora del hogar no son las mismas que un trabajador normal, dado que sus características han sido indicadas por la Dirección del Trabajo y se resumen en:
«Son las personas naturales que se dedican en forma continua, a jornada completa o parcial, al servicio de una o más personas naturales o de una familia, en trabajos de aseo y asistencia propios e inherentes al hogar. También lo son quienes realizan estas labores en instituciones de beneficencia con finalidades de protección o asistencia propios de un hogar y los choferes de casa particular.»
Primero que todo, muchas gracias por toda la información compartida.
Mi duda es si teniendo cuatro trabajadores estoy obligado a emitir el libro de remuneraciones electrónico.
De antemano muchas gracias.
Pablo:
Si el empleador tiene cinco o más trabajadores, tiene la obligación de llevar el libro de remuneraciones, de acuerdo al art. 62 del Código del Trabajo. Por ello, si no se cumple esa condición, es una opción que tiene el empleador de igualmente llevar el libro de remuneraciones, que hoy se aplica en formato digital (LRE).
El Reglamento del Registro Electrónico Laboral, establecido en el Decreto N° 14, de 31.03.2023, del Ministerio del Trabajo, indica (lo remarcado es nuestro):
«4. Libro de Remuneraciones Electrónico: El empleador deberá registrar mensualmente los siguientes pagos efectuados a sus trabajadores:
a) Remuneraciones.
b) Asignaciones o bonificaciones.
c) Indemnizaciones.
d) Demás beneficios pagados en dinero.
La información señalada en el inciso anterior deberá ser registrada dentro de los primeros quince días hábiles del mes siguiente al respectivo pago. Una vez registrada la información en los términos descritos, se entenderá cumplida la obligación establecida en el artículo 62 del Código del Trabajo.»
Primero que todo muchas gracias por toda la información que ustedes comparten con todos nosotros,
Mi duda es si teniendo menos de cinco trabajadores estoy obligado a generar el libro de remuneraciones electrónico ¿?
Pablo:
Duplicó la consulta.
Muy bueno el resumen de las obligaciones, gracias.